Améliorer ou créer des documents bureautiques

Sans se lancer dans la création de logiciels, efficace mais longue et plutôt chère, une solution souple, efficace et sous-employée est la création (ou modification) de documents bureautiques évolués, notamment en traitement de texte, tableur, courrier électronique .

En employant des fonctionnalités évoluées et en formant quelques personnels aux plus abordables, on crée des modèles de document qui suffisent à augmenter nettement productivité, souplesse, rapidité, qualité et l'utilisation des fonctionnalités plus nombreuses de ces documents.

Voici quelques exemples concrets parmi d'autres :

Traitement de texte

utilisation des blocs de texte
Pour placer en-têtes, dates, signatures, formules de politesse à des endroits fixes et créer des modèles à partir desquels on enregistrera sous... chaque courrier personnalisé.

Utilisation des corrections automatiques
Former les personnels et analyser avec eux les termes à placer dans les corrections automatiques. En tapant une abréviation de quelques lettres, elle est remplacée par un mot, une phrase, un paragraphe.
Voir un exemple

Signature scannées
En mélangeant l'insertion d'image et les corrections automatiques, insérer la signature et le nom de différents responsables.

Fusions avec une base de données
Que ce soit avec Excel ou une base de données, créer des modèles de lettres-types avec des conditions (si..Alors..sinon) qui modifieront le texte, les valeurs et contiendront les cordonnées du contact permet facturation, envoi de publicité et documents, relances.. en bref, les 2/3 des actions classiques de relations avec des clients et fournisseurs.

Sommaire automatique
En définissant et en utilisant les styles, un sommaire automatique est créé, ce qui facilite grandement la navigation dans les documents longs.

et bien d'autres encore... mais utiliser Word ou un autre traitement de texte de façon poussée permet déjà de nombreuses automatisations et souplesses augmentant nettement la productivité et la qualité des documents élaborés.

Tableur

Enveloppes d'après une liste d'adresse de tableur
Un tableur peut fonctionner en partie comme une base de données. Vous pouvez donc imprimer des enveloppes à partir d'une liste Excel.

Sélection et affichage d'une partie des données
On peut tout à fait effectuer une recherche dans un tableur et n'afficher que les lignes y correspondant.
Nous fabriquons donc les recherches dont vous avez besoin, vous continuez d'alimenter en données les feuilles Excel et en cliquant un bouton, vous obtenez la liste de résultats souhaités.

Développements Excel en Visual Basic
C'est un langage de programmation qui permet de transformer Excel en un programme où des objets (boutons, liste déroulantes, liens...) effectueront les actions de votre choix. Si ce n'est pas aussi puissant qu'un logiciel sur mesure, on peut déjà, pour des données ne dépassant pas quelques milliers d'enregistrements, effectuer assez rapidement des programmes de recherches, tris, représentations graphiques, envois par mails et impression de bonne qualité et assez complexes.
Visual basic permet d'effectuer des actions que les menus d'Excel ne proposent pas
Une opération classique est d'augmenter les prix d'un % au changement de tarif. Habituellement, on crée de nouvelles colonnes où l'on inscrit les formules, puis on les masque ou on recopie les valeurs alors qu'une macro de 10 lignes suffit à modifier dans la sélection à l'écran les nombres du % que vous saisissez.

Se former sur Excel et le faire programmer en Visual Basic permet de créer des automatisations et petits programmes augmentant nettement la productivité.

Courrier électronique

Filtres/Règles automatiques
se débarasser de courriers indésirables, mais aussi effectuer automatiquement des copies vers certains collaborateurs quand le courrier traite d'un sujet particulier ou provient d'un expéditeur désigné, que les courriers des stagiaires et débutants soient automatiquement envoyés en copie à celui qui les gère, les filtres, une fois réglés, permettent plus de clarté et d'efficacité dans les gestion des centaines de courriels reçus.

Sauvegardes des courriels
Le courrier électronique est utilisé par toutes les organisations professionnelles ; mais seulement une minorité effectue automatiquement leur sauvegarde, ne sachant souvent même pas où se trouve le dossier qui les stocke. Nous installons avec vous et/ou votre équipe gérant l'informatique la sauvegarde automatique de tous les dossiers de courriels (terme officiel français pour mail).

Organisation des dossiers et courriels
Peut-on et sous quelle forme, doit-on sauver les courriels dans le logiciel qui les gère, dans le dossier du client ? Quels formats existentn avec quels particularités pour chacun ? Nous vous expliquons les différentes possibilités et leurs avantages et effectuons avec vous la première organisation d'archivage automatique et manuelle des courriels (qu'on peut classer dans les dossiers des clients).

Recevoir les mails important sur son téléphone
On n'est pas toujours devant un ordinateur et son logiciel de mail et certains importants peuvent nous échapper ou parvenir trop tard.
Aujourd'hui, les opérateurs de téléphone portable permettent de mettre en place - gratuitement - avec un peu de programmation des solutions pour recevoir sur le téléphone dans la minte qui suit sa réception sur l'ordinateur le sujet du mail avec l'expéditeur, et souvent la possibilité de voir les détails. On ne le fait pas pour tous les mails reçus mais seulement pour certains dont on choisit les critères (expéditeur ou mots du sujet), et ainsi on ne rate aucun mail important !

Les bases du courrier électronique sont en général correctement maîtrisées, les possibilités les plus puissantes demeurant souvent méconnues alors qu'elles permettent une rapidité de tri et d'accès aux courriels faisant gagner beaucoup de temps et de souplesse dans la gestion des nombreux messages.

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